如何写一封正式信函

该函件的特点是不受公文规定的严格限制。 例如，它不需要正式的文档标题，不需要对文档进行编号，有时甚至不需要有标题，因此使用起来极其方便。 那么，怎样写一封正式的信函呢？ 下面，小编为大家收集整理了公文写作的方法。 我希望它可以帮助你！

如何写一封正式信函

一封正式的信函由三部分组成：信头、正文和信尾。 各部分的格式、内容及写作要求如下：

(一)第一部分。 主要包括两项内容：标题和主要传递机制。

1. 标题。 正式信件的标题通常有两种形式。 一是由发行机构名称、题材和语言类型组成。 另一个是由题材和类型组成。

2.主要传递机制。 即接收信函并处理信函事项的代理单位，在信函的最上面的方框内写上全称或规范缩写，后面加冒号。

(2) 文字。 其结构一般由开头、主体、结尾、结论组成。

1. 开始。 主要说明寄信的原因。 一般要求简要说明信函的目的、依据、理由等，然后使用“现将有关问题解释如下：”或“现将有关事项答复如下：”等过渡性词语。到以下。 回复信的原因部分通常首先引用通信标题和问题编号，然后提供解释问题原因的依据。

2. 主题。 这是信函的核心内容，主要说明信函所涉事项。 信件的事项部分内容应简单，每封信一个事项，文字应直接陈述事项。 无论是谈判工作、提问和回答问题，还是请求有关部门批准，都必须用简洁、恰当的语言，清楚地描述需要告诉对方的问题和意见。 如果是回信，还应注意回信事项的针对性和清晰度。

官方文档的使用

一、下级机关向上级机关询问一般事项，或上级机关答复或督促下级机关处理有关事项。

2. 平行机构或互不隶属的机构之间协商有关事宜；

3. 使用信件告知一般事项。 公函也常用于通知股东大会、要求下级机构提交某些材料或统计数据等。

4. 信函也常用来就小事向上级部门请示。

公函样本1：谈判函

中国科学院XX研究所关于建立全面合作关系的信

××大学：

近年来，我所与贵校在一些科研项目上相互支持，取得了一定的成果，建立了良好的合作基础。 为巩固成果，建议双方今后在学术思想、科学研究、人才培养、设备等方面进一步建立全面的交流与合作关系。 现提出以下意见：

1.定期举行院、校之间的学术讨论和学术交流。

2、根据研究所和学院各自的科研发展方向和特点，就双方共同感兴趣的课题进行合作。

3.根据研究所和学校各自的人员配备情况，学校将在可能的情况下对研究所研究生和科研人员的培养提供帮助。

四、双方科研、教学所需的高、精、尖仪器设备应尽可能向对方提供。

5.加强图书馆资料和信息交流。

若就上述事项达成一致，建议派出科研管理人员，就相关内容进一步协商，达成协议，以利工作顺利开展。 我写这封信是希望在研究之后再次见到你。

中国科学院XX研究所（盖章）

20xx年×月×日

公函样本2：通知函

国务院办公厅关于羊毛产销和质量问题的函

国家计委、经贸办、农业部、商务部、经贸部、纺织部、技术监督局：

为进一步发展我国羊毛生产，活跃羊毛流通，提高羊毛质量，根据国务院领导同志的指示，现将有关问题通知如下：

一、狠抓草场重建和羊品种改良。

2、技术监督局要加强羊毛质量监督检验。

3、尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。

4、为促进国内养羊业发展，支持纺织工业生产，扩大出口创汇。

请有关部门和地区特别是羊毛产区认真研究落实上述相关政策。 实施中的问题由国家计委、经贸办协调，并监督实施。

国务院办公厅（盖章）

20xx 年 1 月 3 日

公函样本三：征求意见函

国务院办公厅关于《国家行政机关公文办理办法（草案）》征求意见的函

国函[1999]××号

各省、市、区人民政府办公厅（室），国务院各部门：

现将我们起草的《国家行政机关公文办理办法（草案）》发给你们。 请组织有关同志讨论修改，并于11月底前将修改情况通报我们。

国务院办公厅（盖章）

20xx 年 x 月 x 日

公函样本四：请求批准函

广州××局销售公司请求批准函

××局营业厅函[1996]5号

广州××局：

自去年10月我公司销售公司成立以来，国内业务活动日益增多。 往往有很多文件、合同、合同、技术资料需要复印。 为了方便我们的工作，我们计划购买一台复印机。 请给予我们您的批准。

如果可以的话请回复。

广州××局销售公司（盖章）

20xx 年 1 月 10 日

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