老员工劳动合同到期，HR提前通知续签。 按照惯例，应该发通知信，但邮件却发了。 老员工看完后很不高兴。 老板看完邮件内容后，鼻子都快要生气了……

本文就来谈谈职场文案中选词、选句的重要性。

我们先看一下邮件的原文：

亲爱的朋友们！

您好，首先感谢您多年来对我公司的辛勤工作！

公司与您于2016年7月26日签订的《劳动合同》期限至2019年7月26日到期，本单位决定与您继续续订劳动合同。 如果您同意续签合同，请于7月26日到人力资源部办理劳动合同续签手续。 如果您不同意续签合同，请在收到邮件后7天内以书面形式回复本公司。 ——通知方：官贵消公司人力资源中心

哪里有问题？

1. 标题

没有排他性的感觉。 “亲爱的朋友”可以是任何人。 没有诚意，也没有努力。 它只是一个模板，填空并更改内容。 标题是关系定位。 既然是续约的老员工，又是熟人，就应该用友好的称呼。

对于同龄人来说，如果他叫吴亦凡，就叫他一凡；

如果他年纪大了，他的名字叫郭德纲，所以就叫他刚哥；

或者，使用“同事这样拨打的号码”，例如小宝先生。

如果你为我写，感觉就会不一样。

二、时间

“首先，谢谢你们这些年。” “这些年”有多长？ 三年能称为“这些”吗？ “这些年”比“这些年”更合适吗？ 虽然用“过去几年”这个词也不好。

试想一下，如果改成“这是你加入公司的第1065天”，会是什么感觉？ “这些年”显然是一种缺乏关怀和敷衍的做法。

再者，短文要言简意赅，不要使用“第一……”之类的辞藻，更不要说“第一”说完之后，后面就没有“第二”了。

3.致谢

“谢谢你辛苦了”几乎等于什么也没说，只是一种假礼貌。

如果真要表达感谢，就应该根据员工的突出业绩和具体工作表现来感谢他们。 有针对性，如果你的感谢不具体，对方根本不会感动； 相反，他会想，“原来公司还记得我做过的事”。 就像当你肯定一个人“蔡广坤，你是一个多么优秀的运动员”时，不如说“蔡广坤，你篮球打得真好”，甚至“蔡广坤，你的胯下运球动作真厉害” ”。

四、写作

措辞不一致，前面是“公司”，后面是“单位”； 我用了好几次“你”，然后突然就弹出了“你”……而且还有错别字，标点符号半角全角不一致。 如此重要的文案，不应该犯如此低级的错误。

另外，老员工续签合同时可以直接用“你”，这样会让他们显得很友好。 熟人之间用“你”会增加距离感。 这不是对新员工的提议。 他们彼此还不熟悉，所以这是一种尊重的表达。

五、地点

无论是工人还是雇主，大家都是合作关系。 减少使用“决定”、“通知方”等生硬词语。 太苛刻了，会让对方感觉不好……还是合同到期的时候直接说出需求比较好。 更新时不决策、不通报、立场不正、姿态过高。

而且，最大的错误是写了不利的字眼，“如果您不同意续签合同”，请公司必须有续签合同的意愿才发出这样的通知信。 为什么要写这个？ 给自己找麻烦？ 您是否希望对方不再续订？ 这不是脑子进水了吗？ 难怪老板气得鼻子都歪了……这种事情不应该发生！

6. 礼仪

让别人更容易，而不是你自己。

“请7月26日去人力资源部处理此事。” 该通知是提前一个多月发出的。 这件事必须在这一天完成。 谁能记住它？

从HR的角度来看，当然这是最容易做的事情。 就一天的时间，一勺就完成了。 但从对方的角度来看，这很不方便。 如果那天你出差怎么办？ 早点续签也没关系，但如果给个宽松的期限就更好了。

此外，没有解释应该联系谁。 人力资源部的六人中，是找张三、李四还是王二麻子，需要明确说明。

一封不恰当的电子邮件差点让一位老员工生气。 内容本身只是文字，很容易引起误解。 一定要仔细选择每个词。 在职场中，并不是人际关系不好，而是我们需要更加用心。

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